Choć każdy, kto zawodowo zajmuje się rekrutacją, zna rolę Hiring Managera i obowiązki z nią związane, bardzo często zdarza się, że współpraca na linii rekruter-HM nie przebiega tak dobrze, jak by mogła. To duży błąd, zwłaszcza wówczas, gdy powstający zespół działa przez wiele miesięcy lub lat, ale kooperację warto ulepszać nawet wówczas, gdy rozpatrujemy krótkoterminowe projekty, realizowane pod kątem określonych zamówień czy działów. I właśnie dlatego postanowiliśmy stworzyć artykuł, w którym zebrane są nasze najważniejsze przemyślenia na ten temat. Pokażemy w nim, że usprawnienie współpracy Hiring Managera z rekruterem przynosi korzyści zarówno wszystkim zaangażowanym ludziom, jak i całej organizacji.
Ale tak właściwie to po co?
Dzięki temu, że Hiring Manager zazwyczaj jest szefem działu lub zespołu, który poszukuje nowych pracowników, osoba na tym stanowisku dobrze wie, czego wymaga jego pracodawca oraz czym będzie zajmował się nowo zatrudniony specjalista. Z drugiej strony, branżowa wiedza rekrutera i jego umiejętności wyszukiwania kandydatów pozwalają na sprawniejsze dotarcie do kandydatów. Dobrze zorganizowany proces rekrutacyjny powinien wykorzystywać umiejętności obu specjalistów.
Co daje dobra współpraca między rekruterem a HM?
- Oferta pracy jest lepiej dopasowana do standardów rynkowych i wymagań pracodawcy
- Działania brandingowe są prowadzone w bardziej efektywny sposób
- Kandydaci chętniej odpowiadają na oferty, jeśli kontaktuje się z nimi ich przyszły przełożony. Wedle naszych statystyk, różnice sięgają nawet 25% na korzyść wiadomości od HM
- Rekruter ma szansę na podniesienie swojej wiedzy technicznej i lepsze zrozumienie roli, z którą związany jest nabór. Z drugiej strony, HM lepiej poznaje rynek, dowiaduje się więcej na temat wymagań kandydatów i staje się bardziej widoczny w internecie
- Procesy rekrutacyjne oparte na współpracy częściej kończą się osiągnięciem zamierzonych celów
źródło: opracowanie własne
Pierwsze koty za płoty
Początki współpracy pomiędzy HM i rekruterem są kluczowe. Rola Hiring Managera nigdy nie jest stała i zależy od specyfiki każdego procesu, dlatego bardzo trudno jest stworzyć uniwersalne schematy działania. Warto jednak wspomnieć o kilku podstawowych elementach, których wdrożenie zawsze będzie uzasadnione:
- Jasne określenie sposobów komunikacji, w tym używanych kanałów, formalizacji wiadomości i godzin, w których można spodziewać się odpowiedzi
- Wprowadzenie zasad, którymi będą się kierowali członkowie zespołu rekrutacyjnego, na przykład szczerość, partnerstwo i zaufanie
- Sposoby rozwiązywania problemów - duże zespoły rekrutacyjne mogą potrzebować na przykład burzy mózgów
- Określenie trybu pracy - w niektórych przypadkach rekruterzy lub managerowie lubią spotykać się w celu omówienia szczegółów lub wyboru kandydatów, zaś inni wolą pracować zdalnie na ile to możliwe
Z doświadczenia możemy stwierdzić, że im więcej uda Ci się ustalić na samym początku współpracy, tym płynniejsza będzie realizacja następnych zadań. Warto jednak zaznaczyć, że nie wszystko da się zaplanować i trzeba o tym pamiętać już od początku wspólnych działań.
Dokąd zmierzamy?
Procesy rekrutacyjne mają to do siebie, że bardzo rzadko udaje się osiągnąć pierwotne założenia. Pisaliśmy już o tym w artykule podsumowującym rynek pracy w IT w 2022 roku. Partnerstwo pomiędzy Hiring Managerem i rekruterem będzie o tyle istotne, że dużo łatwiej będzie określić modelowy profil kandydata na stanowisko oraz zdecydować, czy stawiane wymagania da się pogodzić z planowanym budżetem. Kooperacja jest szczególnie istotna również wtedy, gdy firma poszukuje kandydatów o ściśle określonych cechach. Mogą to być wąskie specjalizacje, doświadczenie w określonych rodzajach projektów lub w pracy z konkretnymi firmami.
Dzielenie się doświadczeniami jest ważne również w trakcie współpracy - czasem zdarza się, że wymagania są zbyt wysokie i należy je dostosować do sytuacji rynkowej. A może organizacja, w której pracuje HM ma niespotykaną cechę, z której można zrobić selling point? Im płynniej przebiega kontakt między rekruterem i managerem, tym większa szansa na sukces.
Poszukiwania
Etap poszukiwań jest pierwszym sprawdzianem dla jakości współpracy, którą nawiązali ze sobą Hiring Manager i rekruter. Im lepiej działa zespół, tym efektywniej przebiega tworzenie wstępnej listy kandydatów oraz docieranie do nich. Z naszych obserwacji wynika, że bardzo skutecznym jest wytypowanie grupy specjalistów najbardziej wpasowujących się w wymagania klienta, z którymi potem kontaktuje się HM. Wiadomość od managera ma znacznie lepszy odbiór niż taka, którą wysłałaby rekturerka, ponieważ wtedy charakter komunikacji jest bardziej osobisty. Nie dzieje się tak zawsze - DM od Hiring Managera dobrze sprawdzi się przy poszukiwaniu ludzi na stanowiska managerskie lub niszowe, ale w przypadku ról inżynierskich skutki mogą być odwrotne od zamierzonych.
Warto też wspólnie tworzyć wiadomości, które zespół będzie wysyłał do kandydatów. Dzięki temu, HM będzie miał okazję do położenia nacisku na poszukiwane kompetencje, a dzięki pomocy rekruterki, komunikacja będzie prowadzona tak, by zwiększyć szansę na utrzymanie zainteresowania.
W niektórych przypadkach warto też wspólnie analizować konkretnych kandydatów. Często zdarza się, że znaleziony specjalista jest bardzo perspektywiczny, ale na ten moment w niewielkim stopniu odbiega od kryteriów firmy. W takiej sytuacji, rekruter i HM muszą wspólnie zdecydować, czy wysłanie oferty do kandydata jest dobrym pomysłem,w końcu może się okazać, że ludzie z wyższym doświadczeniem nie wyrażą zainteresowania lub nie zmieszczą się w budżecie.
Czas na rozmowę
Gdy rekruter dostarczy Hiring Managerowi grupę odpowiednich kandydatów na stanowisko, jest to czas na budowę relacji z wybranymi specjalistami. Choć udział rekrutera w telefonach sprzedażowych i wideorozmowach na Zoomie jest pomijalny, uważamy, że niezaprzeczalnie dobrym pomysłem jest wstępne ustalenie listy szczegółów, które trzeba przedstawić. Na tym etapie rekruter powinien wykorzystać swoje umiejętności sprzedażowe do stworzenia atrakcyjnej i zwięzłej oferty, aby manager mógł ją przedstawić w trakcie rozmowy. Wówczas kandydaci zyskają duży komfort psychiczny, a pozytywny obraz firmy pozostanie w ich pamięci na dłużej. Nawet jeśli specjalista nie podejmie współpracy teraz, być może zdecyduje się polecić firmę swoim znajomym.
Mamy go!
Zamykanie procesu rekrutacyjnego jest w zasadzie zwieńczeniem głównego zadania zarówno rekrutera, jak i HM. Przeprowadzenie closing call z kandydatem należy wyłącznie do obowiązków Hiring Managera i jest to czas, w którym powinien on odpowiedzieć na wszystkie pytania i wątpliwości, jakie pojawiają się w związku z wykonywaniem potencjalnej pracy na stanowisku. Siłą rzeczy, odpowiada na nie ktoś, kto na co dzień ma kontakt z danym pracodawcą.
Nie znaczy to jednak, że rekruter nie jest na tym etapie bardzo istotny - jego wcześniejsze rozmowy z kandydatem pozwalają mu przypuszczać jakie pytania usłyszy HM i na czym powinna się skupiać rozmowa. Po raz kolejny dostrzegamy, że kompetencje miękkie i doświadczenie w rekrutacjach są naprawdę istotne dla HM, także z bardzo technicznych działów.
Nawet po zaakceptowaniu oferty przez kandydata i wysłaniu przez managera oficjalnego maila z gratulacjami z powodu zatrudnienia, rekruter dalej jest istotny dla całego procesu - może on odpowiadać na pytania oraz pomaga HM w analizie jakości naboru. A co zostało na koniec?
Czy nas dobrze widać?
Niejako odrębnym zagadnieniem jest tworzenie wizerunku, zarówno HM jak i jego pracodawcy. Choć rekruterzy zazwyczaj nie są specjalistami do spraw employer brandingu, bardzo często zdarza się, że w nim uczestniczą.
Pierwszym kanałem komunikacji, o który warto zadbać jeszcze przed rozpoczęciem poszukiwania kandydatów, są media społecznościowe Hiring Managera. Warto, by rekruter regularnie pomagał HM w tworzeniu postów na Linkedin, nadając im bardziej promocyjne cechy. Szczególnie przydatne okazują się wskazówki dotyczące pory publikacji wpisów, wykorzystywanych w nich grafik czy tematyki, którą warto poruszyć. Wysoka jakość publikowanych treści na Linkedin jest pierwszym krokiem do skutecznej rekrutacji specjalistów, zwłaszcza tych młodszych.
A co zrobić, gdy “luźne” treści nie wystarczają lub Hiring Manager nie chce ich publikować? Rozwiązaniem może być skupienie się na bardziej profesjonalnych dyskusjach na Linkedin, Facebooku czy forach branżowych. W takich sytuacjach udział rekrutera jest pomijalny, jednak można również zastanowić się nad organizacją mentoringu i udziałem w eventach. Wówczas znajomość trendów i punktu widzenia potencjalnych kandydatów jest nadzwyczaj istotna.
Ostatnim, niezaprzeczalnie najbardziej angażującym, rodzajem działań brandingowych jest samodzielna organizacja wydarzeń przez zespół. Meet-upy, networking i konferencje to zdecydowanie dobre sposoby na zwiększenie rozpoznawalności pracodawcy HM, choć bez wątpienia udział w podobnych eventach zużywa wiele zasobów. Coraz częściej widzimy, że managerowie chętnie odwiedzają uczelnie, by utkwić w pamięci stażystów i juniorów.
Podsumowanie
Jak łatwo zauważyć, dobra współpraca z Hiring Managerem jest doskonałą inwestycją dla rekrutera. Choć ustalenie zasad bywa czasochłonne, łączenie umiejętności pozwoli Ci na osiągnięcie znacznie lepszych wyników oraz podniesie Twój komfort pracy. Mamy nadzieję, że ten artykuł przypadł Ci do gustu. Jeśli tak, koniecznie zerknij na naszego bloga, na którym znajduje się już kilka wpisów związanych z tematyką rekrutacji. Pamiętaj także o udostępnianiu naszych wpisów na Facebooku, Linkedinie i Twitterze!