Jeśli masz poczucie, że otaczający Cię świat zmienia się zdecydowanie zbyt szybko, prawdopodobnie zastanawiasz się, co można z tym zrobić. Postęp widać dosłownie wszędzie – w mediach, w naszych domach i w naszej branży. Ale co tak w zasadzie możesz z tym zrobić? Jak dostosować się do zmian, które pojawiają się i zachodzą coraz szybciej?
Dlaczego nie lubimy zmian?
Naukowcy już dawno zauważyli, że ludzie nie lubią zmian dopóki sytuacja nie staje się dla nich bardzo uciążliwa, niezależnie od tego czy jest ona pozytywna, czy też nie. Dlaczego tak się dzieje? Przede wszystkim:
- Wydaje się nam, że nowe otoczenie będzie gorsze lub nie dostrzeżemy wyraźnej poprawy
- Wprowadzanie i adaptowanie się do zmian wiąże się z wysiłkiem, którego z zasady unikamy
- Nie wierzymy w nasze możliwości adaptacyjne i twórcze
Oczywiście, każdy człowiek postrzega zmiany w nieco inny sposób, jednak zarówno z moich, jak i naukowych obserwacji wynika, że wymienione powyżej kryteria zazwyczaj się sprawdzają.
Świat VUCA
W niektórych źródłach, w odniesieniu do zmian w rzeczywistości pojawia się pewien akronim: VUCA. Powstał on pod koniec lat 80. w Stanach Zjednoczonych i służył do opisywania świata pod koniec zimnej wojny. Litery oznaczają odpowiednio volatility (zmienność), uncertainty (niepewność), complexity (złożoność) i ambiguity (niejednoznaczność).
Chociaż VUCA została stworzona na potrzeby wojska, świat biznesu bardzo szybko zaadaptował ją na swoje potrzeby i z tego, co można zauważyć, było to całkowicie uzasadnione. Ta teoria wymaga, aby:
- Stawiać sobie jasno określone cele
- Monitorować i dostosowywać się do potrzeb klientów
- Komunikować się z otoczeniem i uwzględniać zmieniające się okoliczności
- Planować w elastyczny sposób, tworząc scenariusze awaryjne i nie przywiązując się do żadnego z nich na dłużej
- Silnie umiejscowić markę w percepcji jej odbiorców
- Szukać nowych ścieżek rozwoju oraz rozwiązań
Być może część z tych założeń wydaje Ci się oczywista. To normalne! W praktyce każdy z nas stara się dopasować do rzeczywistości, która często jest zmienna, niepewna czy złożona.
Chaos w praktyce, czyli czego nauczyła nas pandemia?
Myśląc o gwałtownych zmianach, prędzej czy później trafimy na temat pandemii COVID-19. Czy pamiętasz, jak trudno było nam się przestawić na pracę zdalną i jak niewiele wiedzieliśmy o chorobie, która dosłownie zatrzymała cały świat? Mam wrażenie, że pandemia koronawirusa była czasem, w którym koncepcja VUCA była szczególnie widoczna i wszyscy mieliśmy okazję się przekonać, czy potrafimy dopasować się do nowej rzeczywistości.
Nie sposób nie wspomnieć o wyzwaniach, z którymi musieliśmy mierzyć się jako zespół itMatch. Zmiany na rynku pracy, w przepisach sanitarnych, mentalności kandydatów i konieczność przeniesienia wszystkich procesów związanych z rekrutacją do internetu sprawiły, że znacząco zmienił się nasz model współpracy z klientami. Ze względu na restrykcje, prowadziliśmy spotkania za pomocą platform takich jak Zoom, odchodząc od przyjmowania specjalistów w naszym biurze.
Zmiany w organizacji pracy nie obejmowały jedynie narzędzi i technologii używanych przez nas na co dzień. Okazało się, że trzeba było położyć nacisk na inne kompetencje i umiejętności. Zmianie uległo planowanie spotkań, przedstawianie ofert i samo nawiązywanie relacji z klientami.
Konieczne było także przekształcenie działań brandingowych. Zarówno oczekiwania odbiorców jak i utrudnienia w tworzeniu treści nastręczały wiele trudności, w końcu niemal całkowicie zaprzestano organizacji wydarzeń branżowych.
Co możesz zrobić, by dostosować się do zmian?
Przyjrzyjmy się zatem działaniom, które warto wdrożyć w celu wykorzystania zmian i ograniczenia szkód, jakie mogłyby powstać. Wszystkie 3 kategorie są równie ważne i każdy z nas powinien rozważyć swój problem całościowo, nie skupiając się wyłącznie na jednym aspekcie, na przykład relacjach z otoczeniem.
Analizuj i planuj
Zacznijmy zatem od analizy Twojego typowego dnia. Krok po kroku, z maksymalną uwagą szukaj zarówno błędów, jak i nowych możliwości. Czy korzystasz z nowoczesnych narzędzi? Czy układasz sobie plan spotkań tak, aby były one bardziej efektywne i jednocześnie trwały możliwie krótko? Nawet najprostsza lista zagadnień, które musisz omówić, pozwoli Ci na przechodzenie przez kolejne tematy i realizację wszystkich założeń. Zresztą chyba każdemu zdarzyło się zapomnieć o sprawie, którą można by było skonsultować w kilka minut.
Do sukcesu przybliży Cię także organizacja trybu pracy. Amerykański psycholog Travis Bradberry w swoim wpisie zasugerował, aby co około godzinę robić sobie kwadrans przerwy. Choć z pozoru jest to wręcz nierealna proporcja, trzeba przyznać, że zdecydowana większość z nas po prostu nie jest w stanie skupiać się na pracy przez dłuższy czas.
Częstym błędem jest także myślenie o pozostałych zadaniach w trakcie przerw czy po pracy - jeśli mentalnie pozostajesz przy biurku, nie uda Ci się odpocząć i nie skupisz się przez następne minuty czy godziny.
Być może dobrym pomysłem będzie działanie w sprintach, zamiast w długich interwałach? Wielu osobom wydaje się, że w rok można zdziałać bardzo dużo, a przez tydzień praktycznie nic. To błąd! Im lepiej zaplanujesz sobie cele krótko- i średnioterminowe, tym większa szansa na realizację tych długoterminowych. W ustalaniu listy zadań bardzo pomocni są ludzie z Twojego otoczenia - zawsze warto popatrzeć na ich metody organizacji czasu.
Zadbaj o relacje
Podnoszenie jakości komunikacji zawsze przynosi wymierne korzyści, jednak można stwierdzić, że dobry kontakt z interesariuszami i współpracownikami jest szczególnie istotny w trakcie wprowadzania i adaptacji do zmian. Przede wszystkim odpowiedz sobie na 5 podstawowych pytań:
- Czy wymieniając informacje, skupiasz się na efektywnym i całościowym przedstawieniu faktów?
- Czy Twoje komunikaty trafiają do wszystkich osób, do których powinny?
- Czy przepływ informacji w Twoim zespole mógłby być wyraźnie szybszy? Jeśli tak, to co jest przeszkodą?
- Czy wykorzystywane przez Ciebie narzędzia, na przykład komunikatory, są wygodne i funkcjonalne? Może powinieneś poszukać alternatyw?
- Czy formułowane przez Ciebie komunikaty przemawiają do odbiorców?
Nieocenione są także częstotliwość, regularność i solidność. Jeśli członkowie Twojego zespołu będą na bieżąco informować o zmianach i nieprzewidzianych okolicznościach, zapoczątkowanie ewentualnych zmian będzie dużo łatwiejsze, a rozwiązywanie problemów zajmie Ci po prostu mniej czasu.
W wielu organizacjach sprawdzają się regularne spotkania motywacyjne, publiczne docenianie pracowników za osiągane przez nich sukcesy i systemy drobnych nagród. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na prowadzenie burz mózgów, grupowych analiz czy pair-recruiting, przede wszystkim dbaj o zadowolenie ludzi z Twojego otoczenia i swoje własne.
Inwestuj w swój rozwój
Zmiany to także idealny czas na podnoszenie swoich kwalifikacji, mentoring i coaching, czyli inwestycje w samego siebie. Określ obszary Twoich kompetencji, o które szczególnie trzeba zadbać. W tym celu, poza osobistą analizą, warto wykorzystać metodę 360. Poproś osoby, z którymi pracujesz na co dzień, o maksymalnie szczere opinie na Twój temat. Konstruktywna krytyka nigdy nie jest wygodna, ale dzięki niej będziesz świadomy swoich problemów i będziesz mógł zacząć pracować nad ich wyeliminowaniem.
Dopełnieniem metody 360 jest z kolei analiza porównawcza otoczenia, w końcu inni ludzie i organizacje też muszą dostosowywać się do zmian! Warto wiedzieć o metodach stosowanych przez Twoje środowisko, nawet jeśli nie wszystko da się przenieść w miejsce, w którym pracujesz. Przede wszystkim szukaj inspiracji i wykorzystaj swoją kreatywność, w końcu nikt nie zna specyfiki Twojego stanowiska tak dobrze, jak Ty sam.
Jeśli zmiany dotyczą Twojego miejsca zatrudnienia, bo na przykład właśnie trafiłeś do nowego zespołu, maksymalnie wykorzystaj czas swojego wdrożenia. Zadawaj pytania i zadbaj o tworzenie dobrych relacji i zdobywanie renomy już od pierwszego dnia pracy.
Podsumowanie
Prędzej czy później każdy z nas znajdzie się w sytuacji wymagającej szybkiego zaadaptowania się do zmian. Nie wszystkim przyjdzie to z dużą łatwością, jednak dzięki wykorzystaniu wcześniej wspomnianych metod, adaptowanie się do nowego środowiska będzie o wiele prostsze. Pamiętaj też, aby każdą z rad dostosowywać do samego siebie. Nie ma jednego konkretnego przepisu, który sprawdziłby się u każdej osoby w identycznym stopniu. Mając z tyłu głowy tę myśl, nie zapomnij, że zmiany są częścią rozwoju i są zupełnie naturalne. Tak samo istotnym elementem rozwoju jest nauczenie się tego, jak sobie z nimi radzić, nawet jeśli nie należą one do tych dobrych.
Jeśli artykuł Ci się spodobał i uważasz, że można wynieść z niego wiele potrzebnych informacji i wskazówek, koniecznie udostępnij go na swoim Twitterze, Facebooku lub Linkedinie!