Kim jest recruitment coordinator i kiedy przyda się w Twojej organizacji?

Kim jest recruitment coordinator i kiedy przyda się w Twojej organizacji? itMatch Blog Post

Published: April 26, 2023 by Joanna Pierzchała

Rola koordynatora rekrutacji (recruitment coordinator, RC) nie jest zbyt rozpowszechniona w Polsce. Szacuje się, że ten zawód wykonuje około 700 osób, a podanie dokładniejszych danych jest o tyle trudne, że zakres obowiązków związanych z tym stanowiskiem w dużej mierze zależy od polityki wewnętrznej firmy. Czym zajmują się takie osoby i co może Ci zaproponować itMatch? Jeśli zadałeś sobie te pytania lub nie wiesz, czy Twoja organizacja potrzebuje RC, ten artykuł jest dla Ciebie!

Kim w zasadzie jest recruitment coordinator?

Jak sama nazwa wskazuje, w swojej pracy RC zajmuje się koordynacją procesów rekrutacyjnych. Pozostając w ciągłym kontakcie z całym swoim zespołem, wspiera jego pracę, dba o jak najwyższy poziom zadowolenia kandydatów, regularnie przetwarza ich profile i śledzi ich status w rekrutacji. Rola recruitment coordinatora łączy HR, administrację i zarządzanie, choć to rekrutacja jest dla niego najważniejsza.

Koordynator rekrutacji nie jest jednak menadżerem – uznajmy go raczej za ogniwo łączące kandydatów z hiring managerem i lokalnie działający zespół rekrutacyjny z resztą oddziału, a czasem całą firmą. RC wspomaga też rekruterów, przejmując te zadania, które nie wiążą się bezpośrednio z szukaniem i kontaktowaniem się z kandydatami. Taki podział obowiązków sprawia, że zespół pracuje efektywniej, a procesy przebiegają wyraźnie szybciej. Omawiana przeze mnie rola cechuje się ogromną różnorodnością, ponieważ oprócz wspomagania swojego zespołu i menedżerów oraz dbania o kandydatów, koordynator rekrutacji musi zająć się komunikacją i dystrybucją danych, zarówno w formie raportów i maili, jak i w trakcie spotkań.

Warto dodać, że nie jest to rola dla początkujących rekruterów. Ze względu na dużą liczbę zadań i ich różnorodność, wymagane jest duże doświadczenie zawodowe oraz szereg umiejętności nabytych i wrodzonych, związanych między innymi z negocjowaniem, organizowaniem i szybkim podejmowaniem decyzji, ponieważ wciąż króluje tzw. rynek kandydata. Umiejętność planowania (zwłaszcza z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi), czy zdolności analityczne są niezbędne w organizowaniu rekrutacji opartych na danych rynkowych, a znajomość realiów panujących na rynku oraz technologii używanych przez klienta są konieczne do płynnej współpracy z działami inżynieryjnymi. 

Czym zajmuje się RC?

Obowiązki recruitment coordinatora potrafią się znacząco różnić, jednak wskazałabym, że na liście zadań najczęściej pojawiają się:

  • Planowanie wszystkich etapów i elementów rekrutacji, w tym rozmowy z kandydatami, umawianie ich na spotkania i przekazywanie im informacji zwrotnych (feedback)
  • Kontaktowanie się ze wszystkimi osobami zaangażowanymi w proces – z członkami własnego zespołu, kandydatami, hiring managerami, działami HR i EB, innymi koordynatorami rekrutacji, a czasem również z przyszłymi rekruterami.
  • Zbieranie i przekazywanie danych dotyczących rekrutacji, zarówno tych odnoszących się do rynku, jak i prowadzonych procesów. Przekazywane informacje służą również do aktualizowania oferty zatrudnienia
  • Usprawnianie procesów, wspieranie pozostałych członków zespołu, udział w tworzeniu ogłoszeń
  • Dbanie o jakość obsługi kandydatów, zarówno w trakcie rekrutacji, jak i już po jej zakończeniu. Szczególnie istotna jest tutaj szybkość odpowiedzi i regularne informowanie o wszystkich zachodzących zmianach, a także o kolejnych etapach procesu
  • Przekazywanie informacji oraz aktualizowanie danych w systemach i dokumentach odnośnie do rozpoczętych, zakończonych i zawieszonych rekrutacji na poszczególne role, co jest szczególnie istotne, ponieważ obecnie wiele firm ograniczyło nabór, a sytuacja zmienia się bardzo dynamicznie
  • Wyłapywanie błędów w pracy systemów ATS i narzędziach oraz zgłaszanie możliwych usprawnień
  • Prowadzenie rekrutacji wewnętrznych, czy organizowanie programów stażowych i praktyk dla studentów
  • Reprezentowanie firmy na wydarzeniach i konferencjach, zwykle we współpracy z działem employer branding

Oczywiście obowiązki koordynatora rekrutacji będą uzależnione od jego miejsca pracy i wielkości organizacji. Czasem zdarza się, że odpowiadamy za wdrażanie nowych systemów ATS, testując je w warunkach pracy, dostosowujemy zespół do pojawiających się zmian w organizacji działań i ustalamy, które zadania są w danym momencie najistotniejsze dla rekrutacji. Wszystko zależy od oczekiwań klienta lub pracodawcy oraz sytuacji na rynku.

Co zyska Twoja organizacja, gdy zatrudni recruitment coordinatora?

Rola RC, szczególnie popularna w Stanach Zjednoczonych, jest oczywiście podyktowana opłacalnością dla organizacji. Koordynatorzy zatrudnieni w itMatch dostarczają naszym klientom swoją wiedzę na temat rynku pracy w Polsce, co w dużej mierze istotne dla firm, które dopiero otwierają się na nasz rynek. Duże doświadczenie zawodowe i ogromne ilości przeanalizowanych danych pozwalają również na optymalizację procesów rekrutacyjnych, a to zwiększa ich efektywność. Często zdarza się również, że recruitment coordinator jest w stanie zauważyć problemy w komunikacji między działami czy w organizacji zespołu rekrutacyjnego.

Bardzo ważna jest również wszechstronność – RC przejmuje część obowiązków rekruterów, co pozwala tym na osobom na pozyskanie większej ilości kandydatów. Specyfika roli koordynatora sprawia również, że komunikacja pomiędzy działami i placówkami przebiega dużo sprawniej, co jest konieczne w sytuacji, gdy firma operuje na wielu rynkach, a jej działania w różnych częściach świata są od siebie zależne. Pracując na rzecz polskiego biura Remitly, pozostaję w ciągłym kontakcie z oddziałami w Seattle, Londynie, Cork czy Manili, a tym samym regularnie dowiaduję się o sytuacji w innych zespołach rekrutacyjnych i przekazuję te informacje do odpowiednich osób. Taki model współpracy sprawia również, że koordynatorzy rekrutacji mogą płynnie wymieniać się wiedzą i wdrażać rozwiązania, które sprawdziły się w innych komórkach firmy.

W przypadku pozyskania recruitment coordinatora z agencji, takiej jak itMatch, doświadczenie zawodowe na tym stanowisku przynosi wymierne efekty dla całej organizacji. Pracując w firmach o firmach o odmiennej charakterystyce, RC zyskuje wiedzę na temat efektywności poszczególnych rozwiązań i praktyk. Przykładowo, zestaw narzędzi używanych w korporacji może nie działać dobrze w warunkach startupu z dwoma oddziałami, a umawianie kandydatów będzie uzależnione od polityki firmy czy charakterystyki rekrutacji. Wprowadzając osobę z dużym doświadczeniem i rozbudowanym portfolio, Twoja firma uniknie uczenia się na błędach i eksperymentowania tam, gdzie nie jest to konieczne.

W jakim modelu zatrudnia się recruitment coordinatora?

Ostatnio na naszym blogu pojawiło się porównanie modelu success fee z RPO. W przypadku roli RC, poza bezpośrednim zatrudnieniem w organizacji, firmy chętnie decydują się na outsourcing z wykorzystaniem agencji rekrutacyjnej, na przykład itMatch. Jest to o tyle istotne, że praca na tym stanowisku obliguje do zachowania ciągłego kontaktu z całym zespołem i pełnego skupienia się na jednym kliencie.

Warto też zaznaczyć, że w niektórych przypadkach, recruitment coordinator jest jedyną osobą oddelegowaną do klienta przez itMatch. Oczywiście są też firmy, które tworzą zespoły rekrutacyjne od samego początku, i w takich sytuacjach, RC jest po prostu jedną z osób komórki stworzonej w ramach RPO.

Dlaczego ta rola jest tak ważna dla kandydatów?

Jednym z obowiązków recruitment coordinatora jest dbanie o wysoki poziom zadowolenia kandydatów (candidate experience). W praktyce jest to wiele działań, które wykonujemy po to, by specjaliści, z którymi się kontaktujemy mieli możliwie jak najlepsze zdanie na temat klienta, niezależnie od końcowego wyniku rekrutacji. 

Pod tym względem kluczowa jest zarówno jakość komunikacji, a więc krótki czas oczekiwania na odpowiedź, elastyczność czy bieżące informowanie o ewentualnych zmianach, jak i podejście do nowo zatrudnionego pracownika, objawiające się chociażby poprzez dobrze przeprowadzone wdrożenie do firmy (onboarding). Wreszcie – liczy się także podejście do osób, które nie zostały zatrudnione. Jak wynika ze statystyk, informacja zwrotna dla kandydatów, których aplikacja nie zakończyła się sukcesem znacząco poprawia opinię na temat firmy i zwiększa szansę na chęć dalszej współpracy, na przykład w razie wznowienia rekrutacji na podobne stanowisko.

Podsumowanie

Jak można zauważyć, rola recruitment coordinatora jest istotna nie tylko w zatrudnianiu nowych pracowników i dbaniu o ich poziom zadowolenia, ale również w podnoszeniu efektywności zespołu. Dzięki niemu cały proces rekrutacji jest znacznie ułatwiony, a wizerunek firmy wyraźnie się poprawia. Z pewnością nie jest to rola dla każdego, ale jeśli Twoja organizacja zdecyduje się na sprawdzonego specjalistę, efekty z pewnością przyjdą.

Jeżeli szukasz recruitment coordinatora lub agencji rekrutacyjnej, zachęcamy do kontaktu z nami. Zrobimy wszystko, żeby ci pomóc! Natomiast jeśli artykuł ci się spodobał i uważasz, że zawiera sporo interesujących i ważnych informacji, koniecznie udostępnij go na swoim profilu na Twitterze, LinkedIn oraz Facebooku! Zachęcamy także do przeczytania innych postów, które znajdziesz na naszym blogu. Znajdziesz tam wiele ciekawych treści o tematyce rekrutacyjnej 🙂