Czym jest feedback w rekrutacji?
Feedback to informacja zwrotna, która udzielana jest kandydatowi biorącemu udział w procesie rekrutacyjnym. Zazwyczaj, przyjmuje on formę krótkiego podsumowania opinii, którą osoba aplikująca o pracę wyrobiła sobie w oczach hiring managera, rekrutera prowadzącego screening i innych osób, które zajmowały się weryfikacją kompetencji tejże.
Na jakim etapie rekrutacji powinno się udzielać feedbacku?
Na każdym – wszystko zależy od tego, gdzie dotarł kandydat. Naszym zdaniem, na choćby krótką opinię zasługuje zarówno osoba, która odbyła z nami krótką rozmowę telefoniczną jak i taka, która zrezygnowała ze współpracy tuż przed zawarciem umowy. Każdy z nas dąży przecież do bycia jak najlepszym w swojej dziedzinie i rzeczowe, konstruktywne uwagi stanowią realną pomoc w dążeniu do doskonałości.
Jak słusznie zauważa Hays, w modelowym procesie rekrutacyjnym, feedback powinien pojawiać się po każdym etapie rekrutacji, niezależnie od tego, czy kandydat przechodzi dalej czy też nie. Informacja może być zarówno pozytywna jak i negatywna, jednak w przypadku tego drugiego scenariusza, warto napisać coś więcej niż tylko “Z przykrością informujemy, że nie zdecydowaliśmy się zaprosić Panią na rozmowę techniczną” albo “Niestety, zdecydowaliśmy się wykluczyć Pana z udziału w procesie rekrutacyjnym w związku z pojawieniem się kandydatów o wyższych kompetencjach”. Takie wiadomości nie wnoszą tak naprawdę żadnej wartości, ponieważ kandydat nie wie co spowodowało, że nie zdecydowaliśmy się na dalszą współpracę.
O ile możemy sobie wyobrazić sytuacje, w których udzielanie informacji mija się z celem i może to być przykładowo wysłanie CV które świadczy o braku rzeczywistych chęci do podjęcia współpracy, o tyle feedback powinien stanowić swego rodzaju podziękowanie za zaangażowanie się w proces rekrutacyjny. Jeśli zatem wiesz, że kandydat poświęcił kilka, a może nawet kilkanaście godzin na przygotowanie się do rozmów, rozwiązanie zadania rekrutacyjnego lub po prostu, wymienił z Tobą kilka maili, zdecydowanie warto zrobić ukłon w jego stronę i w kilku zdaniach wyjaśnić, dlaczego nie zdecydowaliśmy się na zakwalifikowanie go do dalszego etapu rozmów jak i wskazać, jakie są jego mocne strony.
Po co udziela się feedbacku w rekrutacji?
Informacja zwrotna, jak już wspomnieliśmy, jest wyrazem szacunku do drugiej osoby. Warto jednak pamiętać, że ma ona również wpływ na późniejszy rozwój zawodowy kandydata – dzięki Twojej wiadomości, być może będzie on w stanie popracować nad swoimi słabymi stronami, doceni swoje atuty i przeredaguje swoje CV w taki sposób, aby prezentowało go w bardziej korzystnym świetle.
Z doświadczenia naszego zespołu wynika, że około 85% kandydatów wprost oczekuje feedbacku lub cieszy się z jego otrzymania. Pokrywa się to także ze statystykami - według badań, około ¾ respondentów uważa informację zwrotną za potrzebną, a ⅔ badanych chciałoby otrzymywać ją częściej! Trudno się jednak dziwić – prawdopodobnie nikt nie lubi dowiadywać się, że popełnia błędy w momencie, gdy ich skutków nie da się już naprawić, a konstruktywne ocenianie wyników innych osób może temu przeciwdziałać.
Możemy również zagwarantować, że konstruktywna krytyka połączona z podkreśleniem mocnych stron kandydata buduje grunt pod współpracę w przyszłości. To, że nie zdecydowaliśmy się zatrudnić juniora nie znaczy jeszcze, że za 3, 5 albo 10 lat nie będzie on doskonale wpasowywał się w nasze kryteria. Kultura feedbacku ma ogromny wpływ na Employer Branding i tyczy się to zarówno informacji zwrotnej wyrażanej w trakcie regularnych spotkań zespołu, jak i na etapie rekrutacji. To naprawdę się opłaca!
W jakiej formie powinno się udzielać informacji zwrotnej?
Naszym zdaniem, absolutnym minimum jest krótka wypowiedź składająca się z trzech zdań wysłana za pomocą maila lub poprzez Linkedin. Choć taka objętość tekstu pozwala na wypunktowanie najważniejszych obserwacji poczynionych przez rekrutera, warto poświęcić na jej skomponowanie odrobinę więcej czasu – wskazówki, porady, a nawet kilka miłych słów z pewnością wpłyną pozytywnie zarówno na candidate experience, jak i szanse na podjęcie rozmów przy ewentualnym rozpoczęciu rekrutacji na podobne stanowisko.
Praktyka pokazuje jednak, że forma ustna sprawdza się o wiele lepiej – udzielanie informacji zwrotnej w trakcie rozmowy telefonicznej lub w cztery oczy sprawia, że rekruterowi łatwiej jest całościowo omówić wizerunek kandydata i wyjaśnić wszystkie niuanse. Jest to także doskonała okazja do zadania dodatkowych pytań, zarówno na temat obecnego procesu rekrutacyjnego, jak i z nastawieniem na przyszłość. Zespół itMatch praktycznie zawsze wybiera właśnie tę formę komunikacji, choć maile stosowane są na przykład wtedy, gdy przesłane nam CV całkowicie nie odpowiada naszym wymaganiom.
Niezależnie od formy, cel udzielania feedbacku zawsze pozostaje ten sam - chodzi o to, aby kandydat miał większe szanse na zrobienie progresu na ścieżce zawodowej. Im pojawia się ona częściej, tym oczywiście lepiej! Dodajmy również, że nie trzeba ograniczać się tylko do formy ustnej albo mailowej – doskonałym rozwiązaniem jest rozmowa, po której kandydat otrzyma od nas kilka wskazówek w formie wiadomości. Jeden z naszych klientów zaleca, abyśmy dzielili się tytułami książek, które pozwolą na lepsze przygotowanie się do przyszłych rozmów technicznych 🙂
Dlaczego rekruterzy nie udzielają feedbacku?
Przyczyn jest z pewnością wiele, jednak wydaje się, że zdecydowanie największymi problemami są brak czasu oraz niska świadomość na temat skutków wynikających z nieudzielania informacji zwrotnej. To główne, ale niejedyne powody.
Jak zauważył Bartek, będący CEO itMatch, jeszcze do niedawna wszystkie rekrutacje działy się niezwykle szybko, a obciążenie rekruterów pracą sprawiało, że jednostkowe traktowanie kandydatów było w zasadzie niemożliwe – rozmów było po prostu zbyt wiele. Choć taki stan rzeczy nie usprawiedliwia ewidentnych błędów, jakie popełniane były przez praktycznie każdego z nas, z pewnością jest to cenna lekcja na przyszłość.
Czasy przegrzania rynku minęły, a mimo to, rekruterom wciąż zdarza się nie udzielać informacji zwrotnej. Jak to możliwe? Z przeprowadzonych przez nas badań wynika, że w wielu organizacjach, brak feedbacku jest pokłosiem nieefektywnej komunikacji wewnątrz zespołu, źle skonstruowanych kryteriów oceny kandydata bazujących na subiektywnej opinii rekrutera oraz ze strachu przed pogorszeniem wizerunku firmy. Warto przy tym zaznaczyć, że to zjawisko przybiera na sile w tych organizacjach, które nie zdecydowały się na zatrudnienie agencji rekrutacyjnej IT. Współpracując z profesjonalistami, menedżerowie wiedzą, że proces naboru pracowników będzie prowadzony bez szkody dla wizerunku jego firmy.
Dlaczego nieszczery feedback jest szkodliwy?
Od niektórych kandydatów wiemy, że rekruterom zdarza się udzielać feedbacku który nie do końca koresponduje z rzeczywistością. O ile schematyczne wiadomości budzą delikatny niesmak i nie zachęcają do dalszej współpracy w przyszłości, o tyle pomylenie kandydatów lub pochwalenie kogoś za zaletę którą wcale się nie wyróżnia może mieć katastrofalny wpływ na wizerunek organizacji.
W większości przypadków, nieszczery feedback jest po prostu wynikiem przepracowania osób odpowiedzialnych za rekrutację lub skrajnie nieefektywnej komunikacji wewnątrz zespołu. Czasem zdarza się jednak, że osoba odpowiedzialna za udzielenie informacji zwrotnej nie chce skrzywdzić kandydata i bagatelizuje jego wady lub zastępuje je innymi.
Nieszczery feedback nigdy nie ma sensu – przede wszystkim, może przynieść nam duże straty wizerunkowe, które będą się ciągnąć za firmą przez wiele lat, utrudniając przy tym przyszłe rekrutacje. Kandydaci starają się wyciągnąć jak najwięcej z naszej opinii, zatem analizują każde słowo i istnieje bardzo duże ryzyko wyłapania nawet drobnych niedociągnięć i kłamstewek. Co równie istotne, konstruktywna i uprzejma krytyka pomaga nam w określeniu obszarów, nad którymi trzeba popracować – kłamstwo całkowicie to uniemożliwia i jest po prostu na dłuższą metę szkodliwe.
Podsumowanie
Każdy z nas chce rozwijać się w sferze w zawodowej, a rozwijająca się kultura feedbacku zdecydowanie temu sprzyja. Jako osoby związane z branżą IT musimy jednak pamiętać, że choć polski rynek pracy poczynił ogromne postępy i znacznie częściej dzielimy się informacją zwrotną, wciąż nie osiągnęliśmy jeszcze doskonałości i czeka nas wiele pracy. Czy za dekadę lub dwie wszyscy rekruterzy będą konstruktywnie i szczegółowo wytykać kandydatom zarówno zalety jak i wady? Tego nie wiemy, ale jesteśmy pełni nadziei.